Já aconteceu de precisar urgentemente de um documento e não encontrá-lo? Quando os papéis se acumulam é muito fácil se perder na montanha deles que lotam as gavetas. O jeito é organizar a papelada.
Separar algumas horinhas do dia para realizar a tarefa de organizar contas e documentos pode fazer uma grande diferença na sua vida financeira. Isso porque a organização é importantíssima para não perdermos tempo e a paz de espírito procurando por algo importante. Além disso, organizar a papelada implica diretamente em organizar a nossa vida financeira, e, por conseguinte, o quanto e como gastamos.
Como organizar a papelada em 5 etapas
ETAPA 1
REÚNA TUDO PARA COMEÇAR A ORGANIZAR A PAPELADA
Dê o primeiro passo! Apanhe uma caixa qualquer e comece a andar pela casa reunindo todos os papéis que estiverem espalhados ou em desordem. Olhe na sala, na cozinha, no escritório, no quarto e dentro de qualquer gaveta ou cantinho onde possa haver um papel espalhado. Coloque todos eles dentro da caixa sem se preocupar se este ou aquele devem ir para o lixo.
ETAPA 2
COMECE JOGANDO FORA O QUE VOCÊ NÃO PRECISA
Em um dia tranquilo, despeje todo o conteúdo da caixa no chão e comece a organizar a papelada pensando primeiramente em quais documentos podem ser descartados. Para isso, faça três pilhas:
Como organizar a papelada em 5 etapas
(1) para os documentos que precisam ser guardados e arquivados;
(2) para os documentos que você deve delegar a alguém;
(3) para os documentos que podem ser descartados.
Antes de colocar um papel sobre a pilha de documentos que precisam ser guardados, pergunte a si mesma se aquele papel é realmente importante. Não perca tempo arquivando papéis desnecessários. Você tem dúvida com relação ao tempo que precisa guardar cada documento? Via de regras, são os seguintes:
Quais documentos guardar por 1 ano
♦ Contratos de seguro
♦ Canhotos do cartão de crédito
♦ Extratos bancários e dos cartões de crédito
Quais documentos guardar por 5 anos
♦ Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF)
♦ Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU)
♦ Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)
♦ Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais
♦ Comprovantes de pagamento de aluguel
♦ Comprovantes de pagamento de cartões de crédito
♦ Comprovante de pagamento de mensalidades escolares
♦ Comprovante de pagamento de cursos livres
Quais documentos guardar por 10 anos
♦ Declarações de quitação do pagamento de condomínio
Quais documentos guardar para sempre
♦ Documentos pessoais
♦ Certidões
♦ Passaportes
♦ Escrituras
♦ Carnês do INSS
♦ Hollerites
♦ Testamento
ETAPA 3
ORGANIZE OS DOCUMENTOS QUE PRECISAM SER GUARDADOS EM CATEGORIAS
Por que categorizá-los? Assim fica mais fácil encontrá-los uma vez que estão separados por categorias. Para isso, pegue aquela pilha de documentos que precisam ser arquivados e comece a separá-los e organizá-los. Algumas das categorias mais comuns segundo a personal organizer Donna Smallin são:
Seguros – de carro, casa, vida, invalidez, médico.
Finanças – contas bancárias, contas de crédito, hipotecas, investimentos.
Propriedades – recibos relativos à casa (reformas, decoração, objetos de valor), manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos de oficinas.
Impostos – recibos do ano em curso e outros documentos relativos a taxas em geral.
Registros médicos.
Registros veterinários.
Com base nas categorias acima, crie o seu próprio arquivo!
ETAPA 4
ORGANIZE OS DOCUMENTOS EM PASTAS OU CAIXAS ORGANIZADORAS
Agora que você já separou os documentos em categorias, é hora de começar a guardá-los. Existem caixas, maletas e pastas dos mais diferentes tamanhos, formatos e cores nas papelarias. Você deve escolher o método que melhor se adapte as suas necessidades. Por exemplo, se você vai guardar a papelada em uma gaveta grande, opte pelas pastas comuns e pastas sanfonadas. Se o que você pretende é guardar os documentos em uma estante, opte pelas caixas e maletas arquivo.
O mais legal é que você consegue comprar tudo pela internet e receber em casa!
1 – Caixa Organizadora Média Branco
2 – Maleta Arquivo Empilhável
3 – Pasta Sanfonada 12 divisórias
4 – Caixa Organizadora Média Preto
5 – Maleta Arquivo com Pastas Suspensas
Com todo o material em mãos, comece a organizar os documentos dentro das pastas. Na frente dela, escreva o nome da categoria principal – por exemplo, “contas pagas”. Então, em cada uma das abas dentro da pasta, escreva o nome da subcategoria – por exemplo, “luz”, “água”, “telefone” e “aluguel”. Faça isso até todos os documentos estarem organizados e guardados!
Outra dica legal é usar uma caixa organizadora para guardar e organizar os álbuns de fotografia. Aqui em casa, eles ficavam todos espalhados dentro de uma gaveta e eu decidi guardar tudo dentro de uma caixa organizadora. Coloquei a caixa na estante da sala, assim as fotografias ficam de fácil acesso e a caixa ainda decora a estante!
ETAPA 5
ORGANIZE AS CONTAS A PAGAR
É interessante criar um arquivo apenas para as contas a pagar. Separe uma pasta ou uma caixa apenas para isso. Você deve deixá-la sempre ao alcance das mãos para colocar ali todas as contas a pagar. Outra ideia: você pode também organizar as contas a pagar em uma pasta sanfonada onde cada divisão destine-se a um mês do ano e ir guardando ali as contas por mês de vencimento. Faça como parecer melhor para você!
E essas foram as dicas para você colocar ordem na papelada e na sua vida financeira de uma vez por todas! Falamos sobre organizar contas e documentos, mas é claro que existem outra infinidade de papéis que se acumulam em casa sem percebermos. Mas isso é assunto para outro post!
Veja mais sobre Como organizar DOCUMENTOS e CONTAS no youtube
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